HƯỚNG DẪN THANH TOÁN HỌC PHÍ ONLINE CHO SINH VIÊN NHẬP HỌC

Ưu nhược điểm của việc sử dụng file Excel quản lý thu chi

Tiết kiệm chi phí: Sử dụng Excel để quản lý thu chi là rất tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp.

Có thể tùy chỉnh: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các bảng tính và biểu đồ theo nhu cầu của mình.

Dễ dàng chia sẻ: Với các bảng tính và biểu đồ cho thành viên trong doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Không an toàn và bảo mật: Excel không có tính năng bảo mật cao, nên dễ bị tấn công bởi các mã độc và virus.

Không phù hợp với doanh nghiệp lớn: Khi doanh nghiệp lớn, việc quản lý thu chi bằng Excel sẽ trở nên phức tạp và khó khăn hơn.

Không có tính năng tự động: Việc quản lý thu chi bằng Excel yêu cầu người dùng phải nhập liệu và tính toán thủ công, không có tính năng tự động như các phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp.

Tóm lại, việc sử dụng file Excel để quản lý thu chi trong doanh nghiệp còn nhiều điểm hạn chế và mang lại rủi ro cao nếu không quản lý file thật chặt chẽ. Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mà sẽ có phương án quản lý phù hợp khác như sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp.

Phân tích các khoản chi tiêu thực tế

Đây là một yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị phân tích và kiểm tra các khoản chi tiêu thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét chi tiết từng khoản chi phí và xác định những khoản chi tiêu không cần thiết hoặc có thể được cắt giảm. Đây không chỉ là trách nghiệm của bộ phận kế toán mà tất cả phòng ban trong tổ chức đều cần xem xét các khoản tiền thuê, chi phí quảng cáo, lương bổng và các khoản chi khác để đưa ra phương án và chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.

Không tư duy cảm tính về tài chính

Tại cuộc thi khởi nghiệp thường niên Giải thưởng Tài năng Lương Văn Can do báo Doanh Nhân Sài Gòn tổ chức, các giám khảo đồng thời cũng là những doanh nhân, nhà đầu tư cũng thường lưu ý, một nhược điểm chung của các đề án khởi nghiệp ở cuộc thi là các thí sinh chưa hiểu kỹ về các chỉ số tài chính, dẫn tới việc tính toán không hợp lý (đưa ra con số quá cao hoặc quá thấp). Nhiều thí sinh chưa phân biệt rõ giá thành và giá bán sản phẩm, đưa ra chỉ số IRR (tỷ lệ hoàn vốn nội bộ), NPV (giá trị hiện tại thuần) quá cao khiến dự án không có tính khả thi. Nhiều chủ dự án còn tính toán dòng tiền chưa đúng…

Ngoài ra, việc hoạch định con số doanh thu kỳ vọng cũng như ước lượng số vốn đầu tư chưa sát với thực tế cũng là một trong nhiều nguyên nhân khiến đề án kinh doanh của các nhà khởi nghiệp trẻ trở nên thiếu tính khả thi.

“Phải tính ra được giá thành cụ thể của từng đơn vị sản phẩm, ví dụ như 100ml rượu sẽ có giá bao nhiêu. Chỉ có như thế mới có thể thuyết phục được nhà đầu tư, để họ không nghĩ rằng yếu tố tài chính trong đề án được đưa ra một cách cảm tính”, bà Đinh Hà Duy Trinh – Phó chủ tịch HĐQT Công ty CP Dịch vụ Công nghệ tin học HPT lưu ý.

Nói về tầm quan trọng của phần tài chính trong kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính không phải là những “con số vô hồn” mà là những con số biết nói, có kế hoạch tài chính rõ ràng sẽ giúp công ty khởi nghiệp giảm bớt những khoản chi phát sinh ngoài dự kiến, chủ động trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Sáu tháng làm việc cùng team anh Quang, đó là một trải nghiệm tuyệt vời. Chúng tôi đã cùng nhau sàn lọc, sắp xếp dữ liệu cũ, tính toán, chọn lựa cách làm mới phù hợp với hoàn cảnh của doanh nghiệp mình (công ty BBI). Chúng tôi đã xây dựng được:

Quy trình doanh nghiệp trên nền tảng số.

Chiến lược kinh doanh ngắn hạn – trung hạn – dài hạn.

Báo cáo tài chính chuẩn quốc tế, có tính thực tiễn cao.

Tôi biết ơn team anh Quang đã rất nhẫn nại để tìm hiểu, lật sâu những góc khuất tài chính khiến cho bấy lâu nay doanh nghiệp tôi bất ổn để chữa trị và xây dựng mới, ứng dụng được sâu sát vào từng hành động của mỗi phòng ban doanh nghiệp. Biết ơn anh đã kiên trì, nghiêm khắc và nhỏ nhẹ để gò từng nhân sự trưởng bộ phận vào đúng mắc xích tổ chức.

Công ty BBI sẽ ký tiếp lộ trình 6 tháng nữa với FIDT. Chúng tôi sẽ chuyển sang chặng 2, chặng tăng tốc. Ngoài ra, tôi cũng sẽ mua gói quản lý gia sản của FIDT trong năm 2024 vì tôi nghĩ đã đến lúc nó đủ lượng để có người quản lý, phát triển ổn định.

Không bỏ sót các thông tin cần thiết

Mỗi phần trong kế hoạch kinh doanh đều có những thông tin bắt buộc phải có, phần tài chính cũng không ngoại lệ.

Các dữ liệu trong quá khứ bao gồm các yếu tố như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các tờ khai thuế, vốn. Còn các dữ liệu trong tương lai bao gồm các thông tin như báo cáo thu nhập dự kiến để các nhà đầu tư, nhà cho vay hiểu được cách bạn sẽ dùng tiền của họ để đầu tư.

“Phần tài chính của một kế hoạch kinh doanh có 2 thành tố: dữ liệu trong quá khứ và dữ liệu trong tương lai. Nếu là một nhà khởi nghiệp, công ty bạn sẽ không có những dữ liệu về thông tin tài chính trong quá khứ, vì vậy thay vào đó, những nhà đầu tư hoặc người cho vay có thể sẽ muốn xem thông tin tài chính cá nhân của bạn”, theo Spaziano.

Giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp 1Office

1Office là một giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả, với những tính năng và công cụ hỗ trợ quan trọng như số hoá công nợ, tạo công nợ trực tiếp, cảnh báo thông minh và liên kết công nợ với các đơn hàng, hợp đồng, báo giá giúp cho nhà quản lý nắm bắt và kiểm soát tình hình tài chính một cách hiệu quả nhất. Một số tính năng nổi bật của phần mềm như:

Số hoá công nợ: 1Office cho phép số hoá toàn bộ thông tin về công nợ của doanh nghiệp, giúp tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu do việc lưu trữ thủ công hoặc lưu trữ bằng file Excel.

Tạo công nợ trực tiếp: Giải pháp này cung cấp các bước được cài đặt sẵn để tạo công nợ từ thông tin khách hàng, hợp đồng và báo giá giúp quá trình tạo công nợ trở nên nhanh chóng và chính xác.

Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở về các hạn kê khai, nộp thuế, tình trạng tồn kho vật tư và hàng hóa, thu hồi nợ và thanh toán hóa đơn. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và đảm bảo không bỏ sót các công việc quan trọng.

Liên kết công nợ: Phần mềm 1Office liên kết công nợ trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá và các thông tin khác, giúp tránh tình trạng mất hay sai sót số liệu công nợ. Điều này tạo tính liên kết và hiệu quả trong quản lý toàn diện doanh nghiệp.

Nhận bản demo dùng thử miễn phí

Với các tính năng trên, 1Office không những có thể thay thế file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mà còn giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác. Hãy liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn dùng thử phần mềm miễn phí:

Một kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính vững chắc sẽ giúp các nhà đầu tư nắm được tầm nhìn của nhà khởi nghiệp rõ ràng hơn.

Khi doanh nhân bắt đầu khởi nghiệp, một trong những bước đầu tiên cần làm là tạo ra một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo. Nó không chỉ là nền tảng cho những thành công tương lai, mà trong trường hợp muốn gọi vốn, kế hoạch tài chính vững chắc là yếu tố quan trọng giúp các nhà đầu tư nắm được tầm nhìn của nhà khởi nghiệp rõ ràng hơn.

Jennifer Spaziano – Phó chủ tịch phát triển kinh doanh của Accion (công ty phi lợi nhuận, chuyên cung cấp mạng lưới vay vốn cho doanh nghiệp nhỏ ở Mỹ) nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố tài chính trong kế hoạch kinh doanh: “Yếu tố tài chính là ưu tiên nếu bạn muốn trình bày kế hoạch của mình với những nhà đầu tư hoặc bên cho vay tiềm năng. Nhưng nó cũng quan trọng đối với nội bộ công ty, vì đóng vai trò như một lộ trình cụ thể để công ty bạn bắt đầu hoạt động theo và tiếp tục phát triển”.

Theo bà, nhà khởi nghiệp có thể có những ý tưởng “tốt nhất thế giới”, nhưng họ sẽ không biết rằng nó có khả thi hay không nếu chưa ngồi xuống và viết ra những con số.

Jennifer Spaziano chia sẻ 4 “bí kíp” đơn giản để trình bày phần tài chính trong kế hoạch kinh doanh: